Apple보다 회의 메모를 더 잘 작성하는 방법

우리 사업에 종사하는 사람 중 누구든 특정 분야에서 Apple보다 더 나은 사람이 있다면, 아무리 틈새 시장이더라도 이 기회를 활용하려고 노력할 것이라고 확신합니다.

스티브 잡스는 회의 진행 방식을 선호했던 것으로 보입니다. 그리고 그는 회의에 대한 이러한 접근 방식이 최고의 결과를 낳고 사람들이 논의되는 주제에 더 진지하고 신중하게 참여할 수 있다고 믿었습니다. 그러나 이 기사에서 다루겠지만 이러한 회의 접근 방식에는 단점이 있었습니다.

그러나 새로운 출현 기술은 Steve Jobs가 구상한 종류의 회의를 위한 예상치 못한 기회를 창출하는 동시에 이 접근 방식의 모든 단점을 사실상 완화했습니다.

이것은 실제로 Apple보다 회의를 더 잘 진행하는 방법에 관한 것이 아닙니다. 이는 효과적인 회의에 대한 스티브 잡스의 비전을 현실로 구현하는 것입니다.

뛰어 들어 봅시다.

스티브 잡스가 회의록에 접근한 방법

지난 주에 기술 트위터와 기술 스레드 사이에 약간의 폭풍이 발생했습니다. Steve Jobs와 직접 협력했다고 주장하는 사용자 Darius는 회의, 회의 접근 방법 및 Steve Jobs의 생각에 대해 몇 가지 대담한 진술을 했습니다. 문제의 트윗 내용은 아래에 자세히 설명되어 있습니다.

다리우스는 잡스의 생각을 현대의 일과 삶을 위한 비즈니스 교훈으로 전환할 수 있는 일종의 잡스 지식의 신탁으로 자리매김했습니다. 여기서 가장 중요한 주장은 회의 중에 메모를 해서는 안 된다는 것입니다.

회의에 대해 독특한 접근 방식을 취하는 사람은 스티브 잡스뿐만이 아닙니다. 제프 베조스(Jeff Bezos)가 최근에 등장했습니다. 그는 Amazon 내에서 회의 문화를 어떻게 확립했는지에 대해 이야기했습니다. 메모 형식을 기반으로 작성되었습니다. 제프 베조스의 이상적인 회의에서는 회의 전에 회의 메모를 작성합니다.

글의 내용이 길고, 단순히 글머리 기호가 아닌 서술형으로 작성되었으며, 여러 페이지를 차지할 수 있습니다. 참석자는 회의 전에 메모를 자유롭게 읽을 수 있지만 그렇게 할 것이라는 기대는 없습니다. 대신 회의의 첫 번째 부분은 팀의 모든 구성원이 조용히 메모를 읽는 데 사용됩니다.

베조스에 따르면 이는 1시간짜리 회의 중 최대 30분까지 걸릴 수 있다고 합니다. 그는 이렇게 하는 것이 가장 효과적이라고 말합니다. 왜냐하면 모든 사람이 회의에 시간을 할애하고 아무도 주제가 무엇인지 아는 척하지 않는다는 뜻이기 때문입니다.

이는 모든 사람이 회의에서 의도한 토론에 완전히 참여할 수 있음을 의미합니다. 이러한 맥락에서 우리는 스티브 잡스의 접근 방식을 찾을 수 있습니다. 회의에 사람들이 함께 있으면 다른 일을 하면서 생산적이지 않습니다.

따라서 해당 회의에서 생산성을 최대화하는 것을 목표로 해야 합니다. 그리고 회의에서 가져올 수 있는 최대 생산성은 얼마나 됩니까? 아이디어를 전달하고 있나요?

아니 정말. 이메일로 그렇게 할 수 있습니다. 아이디어를 토론하고, 담론에 참여하고, 서로의 생각을 분석하고, 여러 사람이 문제를 테이블에 가져오고, 각자가 제시된 아이디어를 심문하고 구축하는 것입니다.

그리고 이를 효과적으로 수행하기 위해서는 회의에 참여한 모든 사람이 최선을 다해 기여하고 지적으로 최대한 참여할 수 있도록 지식 부족이나 광범위한 회의로 인해 주의가 산만해져서는 안 됩니다. 노트.

회의에서 메모를 하면 안되는 이유

그렇다면 왜 회의에서 메모를 하면 안 될까요? 회의에서 메모를 하는 것은 특히 원격 근무 시대에 누군가가 말하는 내용에 집중하지 못하게 할 수 있는 수많은 활동 중 하나이기 때문에 저는 이러한 견해에 매우 공감합니다.

사람들이 회의 중에 다른 작업 완료, 다른 사람에게 이메일 보내기, 일반적으로 생산성을 높이고 작업을 완료하려고 하는 등 다른 일을 하려고 시도하는 것이 일반적이며 시간을 낭비하지 않은 것처럼 느낍니다.

사람들은 이렇게 하면 좋은 일을 하고 있다고 생각합니다. 그들은 자신들이 좋은 모범을 보이고 있다고 생각하지만 그렇지 않습니다. 회의에 참석할 필요가 없다면 회의에도 참석해서는 안 됩니다. 회의에 참석해야 한다면 참석하고 참여해야 합니다.

그리고 모두가 메모를 하고 있으면 모두가 약간 주의가 산만해지는 것처럼 느껴집니다. 이는 전반적인 주의를 산만하게 만듭니다. 그러나 더 많은 하급 직원이 귀중한 메모를 보관하고 업데이트하는 책임을 맡는 경우가 많다는 점도 주목할 가치가 있습니다.

이는 회의에 대한 다른 맥락이 없는 사람에게 소개하는 데 유용한 작업이 될 수 있지만, 회의 주제에 어느 정도 참여하고 있는 경우 메모를 해야 하면 참여하고 자신의 아이디어를 발표하거나 발표할 수 없게 됩니다. 스스로 관찰해 보세요.

여기에는 성별적인 측면도 있습니다. 나는 회의에서 조직적인 사람이 여성인 회의에 가본 적이 있는데, 조직적이기 때문에 그들은 결국 회의록 작성자의 기본 역할에 빠지고 남자 중 한 명이 아이디어맨의 역할을 맡게 됩니다.

처럼 마케팅 운영 리더이자 컨설턴트인 는 이 경험의 성별 요소에 대해 다음과 같이 설명합니다.

“메모 작성에는 성별 편견이 알려져 있고 잘 문서화되어 있습니다. AI가 포착하는 많은 작업은 회의 조정, 메모 작성, 작업 항목 캡처, 팀과 공유 등 평범하고 일반적으로 여성 작업 범주에 속합니다.”

회의록은 회의에 참여하는 데 방해가 됩니다. 이상적인 회의는 모든 사람이 토론에 100% 집중하고 모든 사람이 적절하다고 생각하는 대로 참여하고 기여할 수 있는 동등한 기회를 제공하는 것입니다. 잡스는 이렇게 믿었다. 그리고 그것은 매우 매력적인 견해입니다.

회의에서 토론의 이점을 극대화하여 더 많은 회의를 가질 필요가 없다면 우리 모두는 얼마나 더 생산적이겠습니까? 우리는 더 많은 일을 할 필요가 없도록 더 많은 일을 할 수 있습니다.

이 정책에 어떤 문제가 있나요?

회의에서 메모하지 않는 접근 방식은 흥미롭지만 완벽하지는 않습니다. 매우 간단하고 분명한 문제는 누군가가 메모를 해야 한다는 것입니다. 그렇지 않으면 우리가 생각하고, 이야기하고, 합의한 것, 어떤 조치 항목이 기록되었는지 어떻게 기억할 수 있겠습니까?

어느 직장에서나 아무도 메모하지 않은 회의에 참석하여 결과적으로 작업이 완료되지 않았고 회의에서 발생한 일에 대한 공유된 개념이 없다는 사실을 사람들이 발견하는 것은 매우 흔한 일입니다.

이러한 명백한 생산성 고려 사항 외에도 모든 사람이 정보에 서로 다르게 참여하고 보유한다는 사실이 있습니다. 저와 같은 일부에게는 길고 자유로운 형식의 토론을 갖는 것이 매우 가치 있고 아이디어를 배우고 참여하는 좋은 방법이며, 최종적으로 조치를 취할 사항에 대한 대략적인 아이디어를 여전히 갖고 있습니다.

다른 사람들에게는 어떤 내용이 언급될 때 그것을 빠르게 적어 두는 것이 매우 유익합니다. 단순히 기록하기 때문이 아니라 기록하는 과정이 더 잘 기억하는 데 도움이 되기 때문에 마음 속의 기억을 강화하는 데 도움이 됩니다.

사람들은 정보를 흡수하는 방식이 다릅니다. 게다가, 내용을 적거나 좀 더 주의 깊게 다루려는 욕구에 대한 더 극단적인 버전이 있습니다. 이는 ADHD 또는 이와 유사한 많은 사람들이 경험할 수 있듯이 신경 발산, 약간의 기억 문제 또는 단순히 쉽게 주의가 산만해지는 것과 관련이 있을 수 있습니다.

회의록을 녹음하지 않는 것의 단점은 매우 명백해 보입니다. 많은 회의가 회의록을 효과적으로 사용하지 않고 발생하지만 거의 모든 중요한 회의에는 누군가가 회의록을 기록하게 됩니다. 이는 단순한 모범 사례가 아닙니다. 그것은 해야 할 일이다. 실제로 어떤 상황에서는 법적으로 요구될 수도 있습니다.

어떻게 하면 Apple보다 메모를 더 잘할 수 있나요?

그렇다면 여기서 합성은 무엇입니까? 바로 AI입니다.

AI가 귀하를 위해 메모를 작성해 왔다는 것을 알고 있다면 회의에서 메모를 작성하는 데 시간을 보낼 필요가 없습니다. 귀하의 AI가 해당 메모를 기록했거나 회의를 주최한 사람의 AI가 기록했습니다. 그런 다음 AI는 회의가 끝날 때 해당 메모를 모든 참석자와 자동으로 공유합니다.

그러면 모든 사람이 단순히 회의 내용을 기록하는 것 이상으로 논의된 내용의 사본을 가질 수 있습니다.

Xembly와 같은 강력한 AI 임원 보조 소프트웨어는 각 참석자에게 Gary가 여동생의 결혼식에 관해 처음에 5분 동안 이야기한 것과 같은 불필요한 세부 사항을 포함하지 않은 회의 요약 버전을 제공할 수 있습니다. 누군가 추가하거나 지정하고 싶은 사항이 있는 경우 회의가 끝난 후 공동으로 회의 메모를 편집하는 것도 가능합니다.

이는 모든 사람이 회의에서 말한 내용과 결정된 내용의 사본을 갖고 각 사람이 자신의 생산성에 영향을 주지 않고 기여할 수 있기 때문에 조직 내에서 공유된 진실의 느낌을 만듭니다.

이와 같은 접근 방식을 사용하면 각 사람이 회의 내용에 100% 집중할 수 있으며 메모 작성 책임에 대해 걱정할 필요 없이 각 항목을 자유롭게 논의할 수 있습니다.

이를 통해 각 회의마다 효율성이 향상되어 누적된 생산성이 크게 향상될 수 있습니다. 회사는 Xembly를 사용하여 1인당 일주일에 8시간을 절약할 수 있지만 이는 단지 회의록에만 국한되지 않습니다. 현대 기술을 사용하면 노트 자체를 뛰어넘을 수 있습니다.

Xembly의 AI인 Xena는 회의에서 작업 항목을 가져온 다음 해당 작업 항목을 위임할 수 있는 참석자를 제안하여 작업 목록에 대한 작업을 생성할 수 있습니다. 이것은 더 많은 AI 프로젝트 관리자가 되어 팀의 효율성이 더욱 향상됩니다.

Salesforce 또는 HubSpot에 직접 통합하여 AI 업데이트 기록을 확보할 수도 있습니다. AI는 완전히 새로운 세계를 열어줍니다. .

사람들이 볼 수 있도록 회의 녹화물을 공유하는 것(권한에 따라 다름)과 같이 현재 기술이 지원하는 다른 표준 접근 방식과 이 모든 것을 결합하면 팀 내에서 엄청난 투명성과 공유 지식을 창출할 수 있습니다.

스티브 잡스를 모방하려는 욕구에서 레이 달리오(Ray Dalio)와 그의 공유된 진실과 급진적인 투명성 원칙을 적극적으로 모방하게 됩니다.

새로운 기술을 활용하면 업무 효율을 높이고, 조직을 더욱 응집력 있게 만들며, 경험을 더욱 포괄적으로 만들 수 있습니다. 이는 연공서열, 신경다양성, 성별에 따라 살펴보았습니다. 이는 우리 삶의 요소를 자동화하기 위한 첫 번째 기술적 진보도 아니고 마지막도 아닐 것입니다. 자동화를 통해 변화와 기회가 찾아옵니다. Tracy가 저에게 말했듯이:

“행정 자동화는 여성을 위한 세탁기의 발명과 유사하다고 생각합니다. 바쁜 일을 없애고 더 중요한 일에 집중할 수 있게 됩니다. 가사 노동이 점점 자동화되면서 여성이 노동 시장에 진출하기 시작한 것은 놀라운 일이 아닙니다.”

처음부터 끝까지 설계된 유일한 AI 실행 비서입니다. , 심층적인 기능 세트와 규정 준수 기능이 내장되어 있으므로 한번 사용해 보시고 Apple보다 회의 메모를 더 잘 작성해 보세요.