アイゼンハワー マトリックスを使用して優先順位を修正する方法

緊急 vs 重要: 優先順位を修正する方法

「 」と呼ばれる研究探讨のおかげで、私たちのほとんどが犯している悪い習慣の背後にある証拠がついに得られました。それは、必要なタスクよりも緊急のタスクを優先することです。他のタスクほど価値を生み出していなくても、時間に脆弱なタスクに分散する将性が高くなります。今比較した 2 つの描绘詞に冲突していませんか? 「緊急」と「必要」は同じ象征ですよね？そうではありません。火を消すことに日々を費やし、过后したタスクに満足感を感じない場合は、長期的により多くの価値をもたらす比较重要なタスクよりも、緊急のタスク (締め切りのあるタスク) を優先している概率性があります。什么是人生で本当に首要なことに聚集できるように、タスクを归置するための认知しやすく比较に効果的な方法步骤であるアイゼンハワー マトリックスを入力してください。詳しく見てみましょう。

緊急と重要は同じではない

緊急のタスクは、実際よりもはるかに关键であると面白い做法で感じます。締め切り、同僚からのプレッシャー、または単に即時性の感覚など、緊急のタスクは、それがすべてであり、最終的なものであるように見えることがあります。実際、それらは私たちの小心の多くを奪い、关键性なタスク、つまり長期的な目標を達成するのに役立つことを忘れてしまいます。小さな緊急のタスクよりもペイアウトが高いもの。

価値の低いタスクを優先していますか?

私はあなたにシナリオを信息提示するつもりです。あなたが関連付けることができるかどうかを確認してください：月曜日の朝8時です。今週の目標は、新規ユーザーのオンボーディング パイプラインをアップグレードすることです。よりスムーズで直感的なものにすることで、より多くのクライアントが报名し、会社の权利が逐年に増加します。この目標に向かって、毎日の一开始の 2 時間を費やす予定です。しかし、ラップトップを開くとすぐに、既存の Web ページに小さな変更を加えるよう需求する電子メールが殺到します。更新软件によって違いが生じることは明らかですが、オンボーディング プロジェクトに大きな影響を与えるものではありません。しかし...彼らは緊急です。そして、あなたの同僚は明らかにそれらを早急に行う重要性があります。これらの小さな変更の実装が完后するまでに、2 時間は終了し、他の常规業務に移る一定要があります。オンボーディング プロジェクトに取り組む機会がありませんでした。おなじみですか？このような状況でよくあるのは、締め切り (工式または有意识的主动的なもの) を守る必须性に駆られて、どちらのタスクがより価値があるかを評価するプロセスをスキップすることです。信じられないかもしれませんが、この誤謬を深く认为し、自らの人一生でそれを解決するために奋发努力した歴使上の名人は、第 34 代米国大統領のドワイト D. アイゼンハワーでした。彼は言った： 「特に私たちの問題が危機に瀕しているように見えるときはいつでも、私たちは根本な素よりも差し迫った現在に较早の关注を向けざるを得なくなります.」アイゼンハワーは、緊急のタスクが常に核心であるとは限らず、核心なタスクが常に緊急であるとは限らないと考えていました。そして、「无比に効果的な人々の 7 つの習慣」の著者である Stephen Covey のおかげで、今では彼の意図を正確に掌握することができます。

アイゼンハワー マトリックス

Covey はアイゼンハワー マトリックスを弄成し、日々のヒーローがタスクやプロジェクトに優先順位を付けるのを帮扶しました。私が個人的にこのアプローチに従って生きているのは、多くの皆さんと同じように、起業家としての私の人生观は「緊急」のタスクでいっぱいになっているからです。マトリックスは単純です。タスクを 4 つの椭圆形形のいずれかに分類します。これらはすべて、異なる攻撃計画に対応しています。 x 軸に「緊急」と「緊急ではない」、y 軸に「极为首要」と「极为首要ではない」の 2 行 2 列のグリッドとして視覚化します。各スクエアの内訳はこちら。 1. 緊急かつ根本ここでは、時間に过敏なタスクと価値の高いタスクが衝突します。これらは、すぐに処理する必须があるタスクです。彼らはあなたの相当な注意事项を必须とし、できるだけ早く世話をする必须があります.たとえば、これらは緊急かつ关键であると考えています。

• あなたのビジネスを離れることを検討している大規模なクライアントとの緊急会議。彼らはドアを出てすぐなので、それは緊急であり、交渉の成功は長期的に利益を維持することを意味するため、重要です.

• 顧客を遠ざける Web サイトのバグ修正。あなたは文字通り毎分お金を失っています – したがって、もちろん、できるだけ早くこの問題を解決する必要があります.

• 不満を持ったクライアントのオフボーディング。すぐに経済的影響が生じるわけではありませんが、さらなる被害が発生する前に、これを迅速に処理することが依然として重要です.このクライアントが契約の終了にどのように反応するか、または何らかの方法でビジネスを妨害しようとするかどうかを予測することはできません.

どのタスクが「緊急かつ重要的」であるかを正確に答案するには、很に意図的な計画プロセスが必须です。そうしないと、緊急慢性のみに基づいてすべてのタスクに優先順位を付けてしまいます。 2.緊急だが重要性ではないこれらは重视が必备なタスクですが、収益には大きな影響を与えません。これらを他のチーム メンバーに卫生に委任できます (できるだけ早く委任する必备があります)。私は次のようなタスクを指しています：

• クライアントへのプロジェクトの提出。あなたは事前に決められた期限を守っていますが、それは個人的な注意を必要としない低スキルのタスクです。他の人に提出物を処理してもらいます。

• 今週の会社の電子ニュースレターの校正。これらを毎週同じ日に送信することを約束している場合でも、個人的に校正を行う必要はありません。それが編集者の役目です。

• 急ぎの注文やクレーム以外のお客様からのお問い合わせへの対応。これらは、お客様が追加で関与することなく、サポート チームが処理できます。

委任は、習得できる最も強力なスキルの 1 つです。 （それについては、後のニュースレターで取り上げますが、心配しないでください。） 3. 緊急ではないが最重要ここで、物事は面白くなります。これらのタスクは、緊急に見えないため、優先順位リストの一阵下に簡単にプッシュできますが、決して無視してはなりません。これらは、ビジネスに長期的または予防的な影響を与えるタスクです。

• 競争の激しい市場で顧客を獲得するための新しいマーケティング戦略の開発。これには調査とブレインストーミングが必要であり、時間がかかります。しかし、競合他社に先んじて、費用対効果が高く長期的な方法で顧客を獲得することが重要です。

• チームトレーニングセッションの実施。 L&D は緊急ではないように見えるかもしれませんが、高い士気はどのようなビジネスにも不可欠です。また、適切なトレーニング セッションなしでは、チーム メンバーがその役割に精通していると期待することはできません。

• お客様からのフィードバックの収集。フィードバックは、製品やサービスがニーズを満たしていることを確認するための最良の方法です。そして、将来何ができるかを理解することが重要です。

これらのタスクを忘れたり、リストに押し込みすぎたりしないように、スケジュールを設定する必备があります。これらの「緊急ではないが首要な」タスクに取り組むために、カレンダーで要定期的なタスクを設定します。 4. 緊急ではなく、根本でもない最後に、デリート パイルについて説明しましょう。 (私を信じてください – これらについて 2 度考える用不着はありません。)注重でなく、时效がまったくないタスクがリストにある場合、それらはまったく時間の無駄です。いくつかの例を次に示します。

• LinkedIn のうさぎの穴を下ります。これを「競合他社の調査」と偽るかもしれませんが、正直に言いましょう。自信をなくし、進歩を他の同等のスタートアップと比較させてしまうだけです。

• 目的のないイベントへの参加。ネットワーキングは素晴らしいことです。ただし、ソーシャル メディアへの投稿を目当てに参加しているだけなら、時間の無駄です。

• 企業の求人情報を更新しています。現在のチームに満足していますか？新規の応募者は流入していますか？もしそうなら、仕事の説明を更新するようなことをすることは進歩ではありません。それは先延ばしです。

これらのタスクの一部分は非常に削除できますが、他のタスクは後日まで的安全に忘れることができます.

アイゼンハワーの習慣を作る

先に述べた调查で確認されたように、私たち人間は優先順位付けに衝動的です。最も緊呼吸功能衰竭が高いと思われるタスクをデフォルトに設定します。つまり、意図的にアイゼンハワー マトリックスを便用する習慣を身につけない限りです。毎朝数分間、タスク リストを確認し、マトリックスに従ってそれぞれを分類します。タスクの優先順位の付け方の違いにすぐに気づき始め、その結果、より多くのことを成し遂げられることに驚かれることでしょう。幸運を！