Bạn thức dậy với tiếng chuông báo thức chói tai, cảm thấy mình đã tụt hậu. Bạn uống cạn ly cà phê, ngâm mình trong nước lạnh, xông hơi, tập thể dục, thiền, viết nhật ký, vội vã đi làm và lao vào danh sách việc cần làm không bao giờ kết thúc của mình.

Nghe quen không?

Xin chúc mừng, bạn đã trở thành thành viên chính thức của "Giáo phái năng suất".

Tin tức mới nhất. Thực ra bạn không hề có năng suất. Bạn chỉ đang bận rộn. Và bận rộn chính là kẻ thù của việc thực sự mở rộng tác động của bạn.

Mặt tối của "Luôn hối hả"

Tư duy "vươn lên và mài giũa" không chỉ không lành mạnh mà còn cực kỳ nguy hiểm. Đó là một giáo phái thời hiện đại thuyết phục bạn rằng giá trị của bạn gắn liền với số giờ bạn làm việc, số email bạn gửi hoặc thời gian ngủ ít của bạn.

Nhưng đoán xem? Trong khi bạn đang bận tự khen mình vì đã thức trắng đêm, những người thực sự thành công sẽ ngủ đủ 8 tiếng và để hệ thống của họ làm nhiệm vụ nặng nề.

Hãy nghĩ về điều này:

• Elon Musk có thể đăng tweet về việc làm việc 100 giờ một tuần, nhưng ông không phải là người chế tạo Tesla hay phóng tên lửa. Ông đã xây dựng các hệ thống làm điều đó cho mình.

• Warren Buffett dành 80% thời gian trong ngày để đọc và suy nghĩ. Không hẳn là những gì bạn gọi là "vội vã", đúng không?

• Jeff Bezos đưa ra một vài quyết định cấp cao mỗi ngày và để hệ thống khổng lồ của Amazon xử lý phần còn lại.

Tâm lý hối hả đang khiến bạn thu hẹp lại, tập trung vào nhiệm vụ thay vì tác động. Đã đến lúc thoát khỏi nó.

Văn hóa năng suất: Chế độ nô lệ theo hợp đồng hiện đại

Đây là sự thật phũ phàng: Sự ám ảnh về năng suất của bạn đang biến bạn thành một bánh răng thực sự hiệu quả trong cỗ máy của người khác. Bạn không tối đa hóa sản lượng của mình. Bạn đang tối đa hóa sự bóc lột của mình.

Mỗi khi bạn tự hào về "hộp thư đến trống rỗng" hoặc ở lại văn phòng muộn, về cơ bản bạn đang nói rằng "Thưa ông, tôi có thể làm thêm việc được không?" Bạn đang tình nguyện làm một chú chuột lang trên bánh xe, chạy ngày càng nhanh hơn nhưng chẳng đi đến đâu cả.

Sự tự do thực sự—và thành công thực sự—đến từ việc xây dựng các hệ thống phù hợp với bạn, chứ không phải ngược lại.

Danh sách việc cần làm của bạn: Tượng đài của sự thất bại

Hãy xem danh sách việc cần làm của bạn.

Cứ đi đi, tôi sẽ đợi.

Bây giờ, hãy để tôi cho bạn biết danh sách đó thực sự là gì: Đó là tượng đài cho những thất bại của bạn. Đó là lời nhắc nhở liên tục về tất cả những điều bạn chưa làm.

Và phần tệ nhất là gì? Nó không bao giờ kết thúc. Bạn gạch bỏ ba mục và thêm năm mục nữa.

Danh sách việc cần làm của bạn không phải là công cụ tăng năng suất. Nó là cỗ máy tạo ra sự lo lắng.

Những người thành công nhất trên thế giới không có danh sách việc cần làm dài. Họ có danh sách ưu tiên ngắn, có tác động cao và hệ thống xử lý phần còn lại.

Thoát khỏi bẫy năng suất

Vậy, làm thế nào để bạn thoát khỏi chu kỳ bận rộn trá hình dưới dạng năng suất? Bắt đầu bằng sự thay đổi tư duy:

1. Đừng ca ngợi sự bận rộn. Bận rộn không phải là một huy hiệu danh dự. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn không biết cách ưu tiên hoặc phân công.

   
   

2. Tập trung vào tác động, không phải hoạt động. Hãy tự hỏi: "Nhiệm vụ này có thực sự tạo ra sự thay đổi không, hay tôi chỉ đang bận rộn?"

   
   

3. Chấp nhận sự lười biếng chiến lược. Đôi khi, điều hiệu quả nhất bạn có thể làm là không làm gì cả. Cho phép bản thân suy nghĩ, lập chiến lược, để hệ thống của bạn làm việc cho bạn.

   
   

4. Xây dựng hệ thống, không phải danh sách việc cần làm. Thay vì viết ra các nhiệm vụ, hãy bắt đầu suy nghĩ về cách bạn có thể tạo ra một hệ thống loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về nhiệm vụ đó.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là làm nhiều hơn. Mà là đạt được nhiều hơn. Và điều đó xảy ra khi bạn bước ra khỏi vòng quay của chuột hamster và bắt đầu xây dựng các hệ thống hoạt động hiệu quả hơn bạn từng có thể.

Nghịch lý đòn bẩy: Làm ít hơn có thể mang lại nhiều hơn

Bây giờ, chúng ta hãy đi sâu hơn vào thế giới phản trực giác của năng suất thực sự. Đã đến lúc nói về đòn bẩy và lý do tại sao hiểu biết của bạn về nó có thể hoàn toàn sai.

Giải mã đòn bẩy: Hệ số nhân bị hiểu lầm

Khi hầu hết mọi người nghe đến "đòn bẩy", họ nghĩ đến đòn bẩy tài chính hoặc có thể là sử dụng một công cụ để di chuyển một vật nặng. Nhưng trong thế giới của thành công có thể mở rộng, đòn bẩy là thứ mạnh mẽ hơn nhiều—và bị hiểu lầm nhiều hơn nhiều.

Đòn bẩy thực sự là về việc tạo ra các hệ thống mà đầu vào của bạn là tối thiểu, nhưng đầu ra của bạn là tối đa. Đó là về việc xây dựng các máy móc làm việc cho bạn 24/7, ngay cả khi bạn đang ngủ, đi nghỉ hoặc không làm gì cả.

Những hình thức đòn bẩy mạnh mẽ nhất thường trông giống như sự không hành động đối với người chưa qua đào tạo.

Toán học của tác động: Tuyến tính so với hàm mũ

Hãy cùng tìm hiểu một chút nhé. Hầu hết mọi người đều hoạt động theo thang tuyến tính:

• Làm việc 1 giờ, đạt được kết quả của 1 giờ.
• Viết 1 email, thu hút sự chú ý của 1 người.
• Thực hiện 1 cuộc gọi bán hàng, có thể có được 1 đơn hàng.

Nhưng những người chơi thực sự thì sao? Họ đang hoạt động theo cấp số nhân:

• Dành 1 giờ để xây dựng hệ thống, tự động hoàn thành 1000 giờ làm việc.
• Viết 1 bài đăng trên blog, tiếp cận hàng triệu người trong nhiều năm.
• Tạo ra 1 sản phẩm, bán vô hạn với nỗ lực bổ sung tối thiểu.

Đây là lý do tại sao Jeff Bezos có thể đưa ra một vài quyết định quan trọng mỗi ngày trong khi Amazon tạo ra hàng tỷ đô la. Đây là lý do tại sao một nhà phát triển phần mềm có thể viết mã một lần và giải quyết vấn đề cho hàng nghìn người dùng liên tục.

Bạn không chơi cùng một trò chơi với những người này. Bạn thậm chí còn không cùng đẳng cấp. Nhưng bạn có thể.

Ví dụ thực tế: Sức mạnh của đòn bẩy lười biếng

Hãy cùng xem một số ví dụ khiến cho "công việc bận rộn" của bạn trông giống như trò chơi trẻ con:

1. Người tiên phong về thu nhập thụ động : Pat Flynn của Smart Passive Income đã xây dựng các hệ thống tạo ra hàng trăm nghìn đô la mỗi tháng, chủ yếu thông qua tiếp thị liên kết và các sản phẩm kỹ thuật số. "Công việc" chính của anh ấy hiện nay là gì? Nghĩ ra những ý tưởng mới và thỉnh thoảng cập nhật hệ thống của mình.

   
   

2. Software Magnates : Markus Frind nổi tiếng với việc điều hành PlentyOfFish, một trong những trang web hẹn hò lớn nhất thế giới, chỉ làm việc vài giờ một tuần. Bằng cách nào? Bằng cách xây dựng các thuật toán và hệ thống mạnh mẽ tự chạy.

   
   

3. Người sáng tạo nội dung : Ông Beast, một trong những ngôi sao lớn nhất của YouTube, dành nhiều tháng để lên kế hoạch cho các video mất nhiều ngày để quay nhưng tạo ra hàng triệu doanh thu trong nhiều năm. Đòn bẩy của ông là gì? Các hệ thống sáng tạo biến ý tưởng thành cỗ máy nội dung lan truyền.

   
   

4. Nhà đầu tư : Kỹ năng tuyệt vời nhất của Warren Buffett không phải là chọn cổ phiếu mà là xây dựng một hệ thống (Berkshire Hathaway) tự động phân bổ vốn và tích lũy của cải. Công việc chính của ông là gì? Đọc và suy nghĩ.

Bạn có nhận thấy một mô hình không? Không ai trong số những người này làm việc 80 giờ một tuần. Họ không "làm việc quần quật" theo nghĩa truyền thống. Họ đang suy nghĩ, lập kế hoạch và để hệ thống của họ làm những việc nặng nhọc.

Sự thật trái ngược với trực giác: Ít nỗ lực, tác động lớn hơn

Đây chính là lúc mọi chuyện trở nên thực sự khó hiểu: Thông thường, điều có tác động lớn nhất mà bạn có thể làm là... không làm gì cả.

• Bằng cách không trả lời ngay mọi email, bạn sẽ rèn luyện cho mọi người biết tôn trọng thời gian của bạn và tự giải quyết vấn đề.
• Bằng cách không nắm bắt mọi cơ hội, bạn sẽ tạo cơ hội cho những cơ hội thực sự tuyệt vời đến với mình.
• Bằng cách không liên tục can thiệp vào hệ thống, bạn có thể cho phép chúng chạy với hiệu suất tối đa và thu thập dữ liệu có ý nghĩa.

Đây không phải là lười biếng mà là sự thiếu hành động mang tính chiến lược. Đó là sự hiểu biết rằng đôi khi, khoảng trống bạn tạo ra khi làm ít hơn sẽ được lấp đầy bằng những cơ hội và hiệu quả mà bạn không bao giờ khám phá ra nếu không làm.

Định hình lại cách tiếp cận của bạn: Từ người thực hiện đến người thiết kế

Vậy, làm thế nào để bạn bắt đầu tận dụng nghịch lý này? Nó bắt đầu bằng sự thay đổi cơ bản trong cách bạn nhìn nhận vai trò/doanh nghiệp của mình:

1. Hãy ngừng làm người làm và bắt đầu trở thành nhà thiết kế. Công việc của bạn không phải là thực hiện nhiệm vụ mà là thiết kế các hệ thống thực hiện nhiệm vụ.
2. Đầu tư thời gian vào việc suy nghĩ và lập kế hoạch. Công việc có giá trị nhất thường trông giống như việc nhìn chằm chằm ra cửa sổ, chìm đắm trong suy nghĩ.
3. Tự động hóa một cách tàn nhẫn. Nếu một nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi một máy móc hoặc một thuật toán, thì nó nên được thực hiện.
4. Xây dựng một lần, hưởng lợi vô hạn. Tập trung vào việc tạo ra các tài sản và hệ thống có thể sử dụng nhiều lần mà không cần nỗ lực thêm.
5. Chấp nhận sự trì hoãn có chiến lược. Đôi khi, vấn đề sẽ tự giải quyết nếu bạn đợi đủ lâu. Hãy tạo không gian để điều này xảy ra.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là lấp đầy thời gian của bạn bằng những công việc có hiệu quả. Mà là tạo ra những hệ thống có đòn bẩy đến mức bạn gần như không còn liên quan đến hoạt động đang diễn ra của chúng.

Tư duy hệ thống: Nghệ thuật thành công lười biếng

Nếu bạn đã đi được đến đây, xin chúc mừng. Bạn đã sẵn sàng rời khỏi guồng quay của chuột lang và bước vào thế giới của tư duy hệ thống. Đây chính là nơi phép màu xảy ra—nơi khả năng mở rộng và đòn bẩy thực sự được sinh ra. Nhưng cảnh báo công bằng: điều này có thể khiến bạn trông lười biếng đối với những người chưa quen.

Tại sao hệ thống luôn đạt được mục tiêu

Chúng ta đều được dạy cách đặt mục tiêu. Mục tiêu SMART, mục tiêu mở rộng, kế hoạch 5 năm—ngành công nghiệp self-help được xây dựng dựa trên những thứ này. Nhưng đây là bí mật đen tối: mục tiêu dành cho người nghiệp dư. Hệ thống dành cho người chuyên nghiệp.

Sau đây là lý do:

1. Mục tiêu là hữu hạn, hệ thống là vô hạn. Khi bạn đạt được mục tiêu, bạn đã hoàn thành. Nhưng một hệ thống tốt sẽ tiếp tục tạo ra kết quả vô thời hạn.
2. Mục tiêu dựa vào ý chí, hệ thống trở thành thói quen. Ý chí là nguồn lực hữu hạn. Hệ thống, một khi đã được thiết lập, sẽ chạy tự động.
3. Mục tiêu là về đích đến, hệ thống là về hành trình. Và đoán xem? Hành trình không bao giờ kết thúc nếu bạn thực sự mở rộng quy mô.
4. Mục tiêu tạo ra hiệu ứng yo-yo, hệ thống tạo ra sự tiến triển nhất quán. Bỏ lỡ một mục tiêu, và bạn sẽ "tụt hậu". Một hệ thống tốt sẽ tiếp tục tạo ra kết quả, ngày tốt và ngày xấu.

Scott Adams, người sáng tạo ra Dilbert, đã nói một cách rất hay: "Kẻ thua cuộc có mục tiêu. Người chiến thắng có hệ thống."

Hiệu ứng gộp: Hệ thống tạo ra sự tăng trưởng theo cấp số nhân như thế nào

Bạn còn nhớ bài nói chuyện của chúng ta về tác động theo cấp số nhân không? Đây chính là nơi các hệ thống thực sự tỏa sáng. Một hệ thống được thiết kế tốt không chỉ hoạt động mà còn tự cải thiện theo thời gian.

Hãy nghĩ về điều này:

• Thói quen tập luyện không chỉ giúp bạn giữ dáng mà còn khiến các buổi tập tiếp theo hiệu quả hơn.
• Hệ thống tạo nội dung không chỉ tạo ra nội dung mà còn xây dựng lượng khán giả giúp nội dung trong tương lai có sức tác động lớn hơn.
• Hệ thống học tập không chỉ bổ sung kiến thức mà còn cải thiện khả năng học tập của bạn, giúp việc học trong tương lai diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Đây là bí mật thực sự của những người cực kỳ thành công. Họ không làm việc chăm chỉ hơn bạn. Hệ thống của họ chỉ phức tạp hơn hệ thống của bạn.

Suy nghĩ theo hệ thống khi mọi người khác đang suy nghĩ theo nhiệm vụ

Vậy làm thế nào để bắt đầu suy nghĩ theo hệ thống? Đó là một sự thay đổi mô hình, nhưng sau đây là một số nguyên tắc chính:

1. Hãy tìm kiếm các mẫu, không phải các sự kiện riêng lẻ. Nếu bạn thấy mình làm một việc gì đó nhiều hơn một lần, thì đó là một hệ thống đang chờ được tối ưu hóa.
2. Tập trung vào đầu vào, không phải đầu ra. Bạn không thể kiểm soát trực tiếp kết quả, nhưng bạn có thể kiểm soát các hệ thống dẫn đến những kết quả đó.
3. Chấp nhận vòng phản hồi. Một hệ thống tốt có cơ chế cải tiến tích hợp. Nó học hỏi từ hiệu suất của chính nó.
4. Nghĩ về dài hạn. Nhiệm vụ là về ngày hôm nay. Hệ thống là về mãi mãi.
5. Tìm kiếm khả năng mở rộng. Luôn hỏi: "Làm sao điều này có thể thực hiện được nếu không có sự tham gia trực tiếp của tôi?"

Hãy cùng xem một số ví dụ để hiểu rõ hơn về điều này:

• Tư duy nhiệm vụ : "Hôm nay tôi cần đăng bài lên mạng xã hội." Tư duy hệ thống : "Tôi cần một công cụ lập lịch và lịch đăng nội dung đảm bảo rằng tôi luôn tương tác với khán giả của mình."

• Tư duy nhiệm vụ : "Hôm nay tôi cần thực hiện 20 cuộc gọi bán hàng." Tư duy hệ thống : "Tôi cần một hệ thống nuôi dưỡng và tạo khách hàng tiềm năng giúp liên tục lấp đầy danh sách khách hàng của tôi bằng những khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn."

• Tư duy nhiệm vụ : "Tôi cần học kỹ năng mới này cho công việc của mình." Tư duy hệ thống : "Tôi cần một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân có thể liên tục mở rộng bộ kỹ năng của tôi và biến việc học thành một phần thói quen trong quy trình làm việc của tôi."

Bạn thấy sự khác biệt chứ? Những người có tư duy hệ thống không tập trung vào danh sách việc cần làm ngày nay. Họ tập trung vào việc tạo ra những cỗ máy khiến danh sách việc cần làm trở nên lỗi thời.

Hệ thống tối thượng: Tạo ra các hệ thống tạo ra các hệ thống

Bây giờ, chúng ta hãy quay lại meta một chút. Hình thức cuối cùng của tư duy hệ thống là tạo ra các hệ thống tạo ra các hệ thống khác. Đây chính là nơi có khả năng mở rộng thực sự.

Tưởng tượng:

• Một hệ thống kinh doanh không chỉ tạo ra lợi nhuận mà còn xác định các cơ hội thị trường mới và tạo ra các doanh nghiệp mới để nắm bắt chúng.

• Một hệ thống học tập không chỉ giúp bạn tiếp thu kiến thức mà còn tạo ra các kỹ thuật học tập mới phù hợp với phong cách nhận thức đang phát triển của bạn.

• Một hệ thống mạng lưới không chỉ kết nối bạn với những mối quan hệ có giá trị mà còn đào tạo những mối quan hệ đó trở thành nút thắt trong hệ thống mạng lưới của riêng họ, giúp mở rộng phạm vi tiếp cận của bạn theo cấp số nhân.

Đây là suy nghĩ ở cấp độ mà hầu hết mọi người không bao giờ đạt tới. Không phải là chế tạo một cỗ máy mà là chế tạo một cỗ máy chế tạo ra những cỗ máy khác.

Thiên tài lười biếng: Định nghĩa lại năng suất

Lúc này, bạn có thể nghĩ rằng, "Tất cả nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng cũng hơi... lười biếng." Và bạn đúng. Đó là lười biếng—lười biếng một cách chiến lược.

Những người thành công nhất trên thế giới trông có vẻ lười biếng đối với những người không hiểu biết. Họ không chạy quanh dập lửa. Họ không chìm đắm trong công việc bận rộn. Họ thường được tìm thấy khi đang suy nghĩ, đọc sách hoặc dường như không làm gì cả.

Nhưng đừng hiểu lầm, hệ thống của họ vẫn hoạt động không ngừng nghỉ, ngay cả khi họ không làm vậy.

Đây là nghệ thuật thành công lười biếng. Đó là việc dồn hết nỗ lực của bạn vào việc xây dựng các hệ thống mạnh mẽ và hiệu quả đến mức chúng không cần bạn phải liên tục chú ý để hoạt động.

Đó là việc trở thành người chăm chỉ lười biếng nhất mà bạn biết.

Xây dựng Đế chế "Lười biếng" của riêng bạn

Được rồi, bạn đã bị thuyết phục bởi ý tưởng về tư duy hệ thống. Bạn đã sẵn sàng để trở thành một kẻ lười biếng chiến lược, một thiên tài lười biếng, một nghịch lý năng suất. Nhưng bạn thực sự làm điều đó như thế nào? Làm thế nào để bạn bắt đầu xây dựng những hệ thống kỳ diệu này hoạt động chăm chỉ hơn bạn từng có thể?

Hãy cùng bắt tay vào làm (nhưng đừng quá bẩn - chúng ta đang hướng đến sự lười biếng, nhớ chứ?).

1. Xác định những thứ đang ngốn thời gian và năng lượng của bạn hiện tại

Trước khi bạn có thể xây dựng các hệ thống hiệu quả, bạn cần biết mình đang lãng phí thời gian và năng lượng ở đâu. Nhưng đây là điểm mấu chốt: chúng tôi không chỉ tìm kiếm những thứ lãng phí thời gian rõ ràng như lướt mạng xã hội. Chúng tôi đang tìm kiếm những cái bẫy năng suất lén lút ngụy trang thành công việc quan trọng.

Hãy tự hỏi mình:

• Tôi thường lặp lại những nhiệm vụ nào?
• Tôi thường xuyên đưa ra những quyết định gì?
• Tôi cảm thấy mình luôn phải cố gắng để bắt kịp ở điểm nào?
• Những vấn đề "khẩn cấp" nào cứ làm gián đoạn ngày của tôi?

Đây là những cơ hội hệ thống của bạn. Mỗi nhiệm vụ lặp đi lặp lại, mỗi quyết định định kỳ, là một cơ hội để xây dựng một hệ thống phù hợp với bạn.

2. Nghệ thuật trì hoãn chiến lược

Bây giờ, đây là nơi chúng ta lật ngược lại lời khuyên về năng suất truyền thống. Đôi khi, điều tốt nhất bạn có thể làm là... không làm gì cả.

Sự trì hoãn mang tính chiến lược không phải là lười biếng. Mà là cho vấn đề thời gian để tự giải quyết hoặc để các giải pháp tốt hơn xuất hiện. Sau đây là cách trì hoãn một cách chiến lược:

• Khi có yêu cầu không khẩn cấp, hãy đợi 24-48 giờ trước khi phản hồi. Thông thường, vấn đề sẽ tự giải quyết.
• Đối với những vấn đề phức tạp, hãy ngủ. Tiềm thức của bạn thường giải quyết vấn đề trong khi bạn nghỉ ngơi.
• Trước khi bắt đầu một dự án, hãy tự hỏi: "Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm điều này?"

Hãy nhớ rằng, mọi nhiệm vụ bạn loại bỏ đều tốt hơn bất kỳ nhiệm vụ nào bạn tối ưu hóa.

3. Thiết kế vòng phản hồi cải thiện hệ thống của bạn mà không cần sự can thiệp của bạn

Mục tiêu tối thượng của tư duy hệ thống là tạo ra những hệ thống có khả năng tự cải thiện.

Sau đây là cách thực hiện:

1. Xây dựng phép đo lường vào hệ thống của bạn. Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường.
2. Tạo các kích hoạt tự động. Khi đáp ứng được một số điều kiện nhất định, hệ thống của bạn sẽ tự động điều chỉnh.
3. Sử dụng thử nghiệm A/B. Yêu cầu hệ thống của bạn thử ngẫu nhiên các phương pháp khác nhau và chọn phương pháp hiệu quả nhất.
4. Triển khai máy học khi có thể. Các công cụ AI hiện đại có thể tối ưu hóa hệ thống tốt hơn con người trong nhiều trường hợp.

Ví dụ:

• Hệ thống tiếp thị qua email tự động điều chỉnh thời gian gửi dựa trên tỷ lệ mở.
• Hệ thống tạo nội dung sử dụng AI để tạo nhiều tiêu đề và tự động chọn tiêu đề có hiệu quả nhất.
• Hệ thống tài chính cá nhân tự động điều chỉnh ngân sách của bạn dựa trên thói quen chi tiêu và mục tiêu tài chính.

4. Tận dụng thời gian và kỹ năng của người khác (một cách có đạo đức)

Đòn bẩy thực sự thường đến từ người khác. Nhưng chúng ta không nói về sự phân công truyền thống ở đây. Chúng ta đang nói về việc tạo ra các hệ thống cho phép người khác đóng góp vào mục tiêu của bạn trong khi theo đuổi mục tiêu của họ.

Một số ý tưởng:

• Tạo cơ sở kiến thức cho phép nhóm của bạn giải quyết vấn đề mà không cần sự tham gia của bạn.
• Xây dựng một cộng đồng xung quanh sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, nơi người dùng có thể giúp đỡ lẫn nhau.
• Sử dụng các nền tảng như Mechanical Turk hoặc Upwork để tạo hệ thống cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tham gia của con người.

Chìa khóa là tạo ra hệ thống đôi bên cùng có lợi, nơi mọi người đều có động lực đóng góp vào mục tiêu của bạn.

5. Tạo ra các quy trình "Thiết lập và quên đi" có thể mở rộng

Hệ thống lười biếng cuối cùng là hệ thống mà sau khi thiết lập, chỉ cần bạn nhập liệu liên tục ở mức tối thiểu. Sau đây là cách tạo ra chúng:

1. Tự động hóa một cách tàn nhẫn. Sử dụng các công cụ như Zapier, IFTTT hoặc các tập lệnh tùy chỉnh để kết nối các phần khác nhau trong quy trình làm việc của bạn.
2. Tạo cây quyết định. Đối với bất kỳ quy trình nào yêu cầu quyết định, hãy tạo sơ đồ luồng mà người khác (hoặc thuật toán) có thể làm theo.
3. Xây dựng dự phòng. Hệ thống của bạn cần có kế hoạch dự phòng khi có sự cố xảy ra.
4. Sử dụng khung "nếu-thì". Thiết lập phản hồi tự động cho các tình huống phổ biến.

Ví dụ:

• NẾU lưu lượng truy cập trang web giảm xuống dưới X, THÌ tự động tăng chi tiêu quảng cáo thêm Y.
• NẾU khách hàng không tương tác trong 30 ngày, THÌ hãy kích hoạt chuỗi email tương tác lại.
• NẾU dự án vượt quá ngân sách 20%, THÌ hãy cảnh báo ban quản lý và tạm dừng chi tiêu không cần thiết.

Hệ thống lười biếng tối thượng: Trợ lý AI của riêng bạn

Chúng ta đang sống trong thời đại của AI, và việc không tận dụng nó cũng giống như cố chặt rừng bằng dao cắt bơ khi bạn có trong tay một chiếc cưa máy.

Hãy cân nhắc tạo trợ lý AI của riêng bạn bằng cách sử dụng các mô hình GPT hoặc các công cụ AI khác. Trợ lý này có thể:

• Soạn thảo email và phản hồi dựa trên phong cách giao tiếp của bạn
• Tạo ý tưởng nội dung và thậm chí là bản thảo thô
• Phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết
• Trợ giúp về mã hóa và giải quyết vấn đề

Điều quan trọng là tạo ra lời nhắc và quy trình làm việc cho phép AI hoạt động như một phần mở rộng của quá trình suy nghĩ của riêng bạn.

Tổng hợp tất cả lại với nhau: Bản thiết kế đế chế lười biếng của bạn

1. Vạch ra quy trình công việc hiện tại của bạn và xác định các cơ hội của hệ thống.
2. Với mỗi cơ hội, hãy tự hỏi: "Làm sao tôi có thể thực hiện điều này mà không cần sự tham gia trực tiếp của tôi?"
3. Xây dựng vòng đo lường và phản hồi vào từng hệ thống.
4. Tự động hóa những gì bạn có thể và ủy quyền những gì bạn không thể.
5. Tạo cây quyết định và khuôn khổ nếu-thì cho các quy trình phức tạp.
6. Tận dụng AI và kỹ năng của người khác để mở rộng khả năng của bạn.
7. Liên tục cải tiến và tối ưu hóa dựa trên phản hồi và kết quả.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là làm việc chăm chỉ. Mà là thiết lập các hệ thống khiến cho việc làm việc chăm chỉ trở nên không cần thiết.

Những cạm bẫy của hệ thống giả: Đừng để bị lừa bởi công việc bận rộn

Xin chúc mừng, bạn đã đến được chặng cuối. Bạn được trang bị kiến thức về tư duy hệ thống và sẵn sàng xây dựng đế chế lười biếng của mình. Nhưng trước khi bạn bắt đầu "tối ưu hóa" mọi thứ trong tầm mắt, hãy nói về mặt tối của hệ thống: hệ thống giả.

Đây là những con sói đội lốt cừu, công việc bận rộn trá hình thành năng suất, sự lãng phí thời gian hứa hẹn hiệu quả nhưng lại mang đến sự phức tạp. Hãy cùng vén bức màn che giấu những kẻ mạo danh này và tìm hiểu cách tránh chúng.

Tại sao hầu hết "Hệ thống năng suất" chỉ là danh sách việc cần làm được tôn vinh

Ngành công nghiệp năng suất có giá trị hàng tỷ đô la và được xây dựng trên một lời nói dối: rằng bận rộn đồng nghĩa với năng suất. Hãy cùng phân tích một số "hệ thống" phổ biến thực sự khiến bạn bị mắc kẹt trong bánh xe chuột lang:

1. Kỹ thuật Pomodoro : Chắc chắn, nó giúp bạn tập trung, nhưng nó không loại bỏ công việc. Nó chỉ cắt công việc thành những miếng hình quả cà chua.
2. Inbox Zero : Xin chúc mừng, bạn đã dành nhiều giờ để sắp xếp email thay vì thực sự làm công việc có ý nghĩa.
3. Bảng Kanban : Việc di chuyển các ghi chú kỹ thuật số mang lại hiệu quả, nhưng liệu bạn có thực sự tạo ra giá trị hay chỉ đang xáo trộn các nhiệm vụ?

Đây không phải là hệ thống thực sự—chúng là công cụ quản lý tác vụ. Và mặc dù chúng có vị trí của mình, chúng sẽ không tạo ra đòn bẩy mà chúng ta mong muốn.

Hệ thống thực sự loại bỏ hoặc tự động hóa công việc. Chúng không chỉ sắp xếp công việc.

Nguy cơ của việc tối ưu hóa những điều sai lầm

Đây là một sự thật khó chấp nhận: Bạn có thể mất nhiều năm để "tối ưu hóa" một quy trình vốn không nên tồn tại ngay từ đầu.

Đây là năng suất tương đương với việc sắp xếp lại ghế trên tàu Titanic. Bạn quá tập trung vào việc làm đúng mọi việc đến nỗi quên hỏi xem mình có đang làm đúng không.

Ví dụ về tối ưu hóa sai lầm:

• Dành hàng giờ để tạo mẫu email hoàn hảo... cho những email không cần thiết phải gửi.
• Tối ưu hóa hệ thống lưu trữ các tài liệu mà bạn sẽ không bao giờ tham khảo nữa.
• Tạo quy trình quản lý dự án phức tạp cho những dự án không phù hợp với mục tiêu cốt lõi của bạn.

Trước khi tối ưu hóa, hãy tự hỏi: "Quy trình này có nên tồn tại không? Nó có đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu quan trọng nhất của tôi không?"

Nếu câu trả lời là không, cách tối ưu hóa tốt nhất của bạn là loại bỏ.

Cái bẫy phức tạp: Khi hệ thống tạo ra nhiều công việc hơn là tiết kiệm

Hệ thống phải đơn giản hóa cuộc sống của bạn, chứ không phải làm phức tạp nó. Nhưng thật dễ rơi vào cái bẫy tạo ra những hệ thống quá phức tạp đến mức việc duy trì chúng trở thành một công việc.

Dấu hiệu bạn đã rơi vào bẫy phức tạp:

• Bạn dành nhiều thời gian để quản lý hệ thống hơn là làm việc thực tế.
• Hệ thống của bạn cần có nhiều tài liệu hướng dẫn để sử dụng.
• Bạn cần nhiều công cụ và nền tảng để duy trì hệ thống của mình hoạt động.
• Việc đưa một người mới vào hệ thống của bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn là hướng dẫn họ thực hiện nhiệm vụ.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu là sự lười biếng có chiến lược. Nếu hệ thống của bạn không giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, thì đó không phải là hệ thống mà là gánh nặng.

Sai lầm về tự động hóa: Không phải mọi thứ đều nên được tự động hóa

Một lưu ý cần nhớ.

Tự động hóa rất mạnh mẽ, nhưng không phải lúc nào cũng là câu trả lời. Đôi khi, sự tác động của con người là không thể thay thế.

Nguy cơ của việc tự động hóa quá mức:

• Mất đi sự kết nối cá nhân với khách hàng hoặc thành viên trong nhóm.
• Thiếu những sắc thái quan trọng mà AI hoặc thuật toán có thể bỏ qua.
• Tạo ra một hệ thống cứng nhắc không thể thích ứng với những tình huống đặc biệt.

Trước khi tự động hóa, hãy hỏi:

• Nhiệm vụ này đòi hỏi sự phán đoán hay sáng tạo của con người?
• Liệu tự động hóa có làm mất đi nét riêng tư có giá trị không?
• Liệu chi phí và sự phức tạp của tự động hóa có xứng đáng với thời gian tiết kiệm được không?

Đôi khi, hệ thống hiệu quả nhất chính là con người được đào tạo bài bản và có khả năng phán đoán tốt.

Hội chứng công cụ sáng bóng: Khi công nghệ mới trở thành sự xao lãng

Trong quá trình tìm kiếm một hệ thống hoàn hảo, chúng ta rất dễ rơi vào cái bẫy liên tục chạy theo những công cụ và công nghệ mới nhất.

Nhưng hãy nhớ:

Một kẻ ngốc có công cụ thì vẫn là một kẻ ngốc.

Công nghệ mới không thể sửa chữa được tư duy hệ thống kém. Trên thực tế, nó thường che khuất các vấn đề thực sự.

Trước khi áp dụng bất kỳ công cụ mới nào, hãy hỏi:

• Liệu điều này có giải quyết được vấn đề thực sự trong hệ thống hiện tại của tôi không?
• Tôi có thể đạt được kết quả tương tự bằng những công cụ tôi đang có không?
• Liệu thời gian đầu tư vào việc học công cụ mới này có được đền đáp không?

Hệ thống tốt nhất thường là hệ thống đơn giản nhất có thể hoàn thành được công việc.

Tránh những cạm bẫy: Danh sách kiểm tra cho tư duy hệ thống thực sự

Để đảm bảo bạn đang tạo ra các hệ thống thực sự tạo ra giá trị chứ không chỉ là công việc bận rộn phức tạp, hãy chạy ý tưởng của bạn qua danh sách kiểm tra này:

1. Loại bỏ : Quá trình này có thể bị loại bỏ hoàn toàn không?
2. Tự động hóa : Nếu không thể loại bỏ được thì có thể tự động hóa được không?
3. Ủy quyền : Nếu không thể tự động hóa, liệu có thể ủy quyền được không?
4. Đơn giản hóa : Làm thế nào để quá trình này trở nên đơn giản hơn?
5. Căn chỉnh giá trị : Hệ thống này có đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu quan trọng nhất của tôi không?
6. Khả năng mở rộng : Hệ thống này có thể xử lý được tải trọng gấp 10 lần hiện tại mà không bị hỏng không?
7. Tự cải thiện : Hệ thống này có cơ chế tích hợp để học hỏi và tối ưu hóa không?
8. Lợi tức đầu tư theo thời gian : Thời gian tiết kiệm được nhờ hệ thống này có lớn hơn đáng kể so với thời gian đầu tư vào việc tạo ra và duy trì nó không?

Nếu hệ thống của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu này thì xin chúc mừng, bạn đang trên con đường xây dựng một đế chế lười biếng thực sự.

Kết luận: Hãy áp dụng nghệ thuật lười biếng có hệ thống

Xây dựng hệ thống hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nỗ lực ban đầu, sự tinh chỉnh liên tục và lòng can đảm để thách thức trí tuệ năng suất thông thường.

Nhưng phần thưởng lại vô cùng to lớn: một cuộc sống mà bạn không còn là nô lệ của danh sách việc cần làm, nơi tác động của bạn vượt xa những gì bạn đóng góp và nơi bạn có thể tự do tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là làm nhiều hơn. Mà là đạt được nhiều hơn bằng cách làm ít hơn.

Vậy hãy tiến lên và lười biếng một cách có hệ thống. Bản thân tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.

Và ai biết được? Có thể một ngày nào đó, bạn sẽ xây dựng được một hệ thống hiệu quả đến mức bạn có thể nghỉ phép vĩnh viễn trong khi đế chế của bạn vẫn đang vận hành. Đó chính là những gì tôi gọi là năng suất.

Scott