আপনার সমস্ত কাজের মিটিং শিডিউল করার জন্য আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যেই কিছু ধরণের ডিজিটাল ক্যালেন্ডার ব্যবহার করছেন। ব্যক্তিগত এবং পারিবারিক ইভেন্ট, কাজ এবং এই ধরনের জন্য আপনার কাছে একটি — একত্রিত বা নাও থাকতে পারে৷ আশা করি, আপনার ক্যালেন্ডারটিও আপনার ডিভাইস জুড়ে সিঙ্ক করা হয়েছে, তাই আপনি যেখানেই থাকুন না কেন আপনার পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সর্বদাই জানেন৷ আপনি যদি ইতিমধ্যেই এই সব না করে থাকেন তবে আশ্চর্যের বিষয় যে আপনি বেঁচে গেছেন।
আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টের শীর্ষে আপনাকে রাখার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারটি কেবলমাত্র সর্বনিম্ন কাজ করা উচিত নয়। আপনার দিনটিকে স্ট্রিমলাইন করতে এবং আপনার সময়কে আরও দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন এমন অনেক উপায় রয়েছে। আধুনিক ক্যালেন্ডার সফ্টওয়্যার আপনি আপনার সময় কীভাবে ব্যয় করেন তা বিশ্লেষণ করা থেকে শুরু করে ক্লান্তিকর দূর করা থেকে সবকিছু করতে পারে। প্রতিটি দিন - এবং জীবনের বাইরে আরও বেশি কিছু পেতে আপনার ক্যালেন্ডার সংগঠিত করার কিছু উপায় এখানে রয়েছে৷
সময়সূচী সফ্টওয়্যার সহ বুক মিটিং
মিটিংয়ের সময় কমাতে অন্তহীন ইমেল চেইনের পরিবর্তে, একটি স্বয়ংক্রিয় সাথে ক্যালেন্ডার সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন। এই প্রোগ্রামগুলির সাথে, আপনি আপনার জন্য কাজ করে এমন সময়গুলি নির্বাচন করতে পারেন এবং তারপরে ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের তাদের মধ্যে থেকে নির্বাচন করতে দিন৷ কিছু প্রোগ্রাম আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি মিটিংয়ের সময় খুঁজে পেতে সহায়তা করে যা একসাথে একাধিক ব্যক্তির জন্য কাজ করে। আপনি যদি সারা দিন প্রচুর ক্লায়েন্টের সাথে দেখা করেন তবে একটি মিটিং শিডিউলকারী আপনার প্রচুর সময় বাঁচাতে পারে।
মিটিং শিডিউলারের সাথে, আপনি ক্লায়েন্ট বা সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের আপনার সাথে সময়সূচী দেওয়ার জন্য একটি কাস্টম লিঙ্ক ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যদি লাইফ-কোচিং বা থেরাপির মতো একটি ক্ষেত্রে থাকেন, তাহলে একটি মিটিং শিডিউলকারী এমনকি আপনাকে নতুন ব্যবসা নিয়ে আসতে পারে। সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট যারা কলিং বা ইমেল করার বিষয়ে ভীতু হতে পারে তারা সাধারণত একটি লিঙ্কে ক্লিক করার জন্য আরও উপযুক্ত। তাদের একটি প্রথম মিটিং বা একটি ফ্রি ইন্ট্রো কলের স্ব-নির্ধারণ করার বিকল্প অফার করা আপনার সময় এবং তাদের স্নায়ু উভয়ই বাঁচাতে পারে।
আপনি যদি জুম, টিম বা অন্যান্য ভার্চুয়াল মিটিং হোস্ট করেন, আপনি সরাসরি ক্যালেন্ডার এন্ট্রি বা আমন্ত্রণে মিটিং লিঙ্কটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এইভাবে, মিটিং শুরু হলে অংশগ্রহণকারীদের শেষ মুহুর্তে পুরানো ইমেলগুলি খনন করতে হবে না। তারা কেবল তাদের ক্যালেন্ডারে ক্লিক করতে পারে এবং সরাসরি ভার্চুয়াল মিটিং রুমে নিয়ে যেতে পারে। কিছু সময়সূচী এই প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করতে ভার্চুয়াল মিটিং সফ্টওয়্যার সহ অন্যান্য অ্যাপের সাথে একত্রিত হয়। কেউ কেউ আপনাকে প্রতিদিন কতজন লোক আপনার সাথে সময়সূচী করতে পারে তা সীমিত করতে দেয় যাতে আপনি না হন।
রঙের কোড
রঙ-কোডিং হল একটি সহজ উপায় যা আপনার কাজের সময় নির্ধারণ এবং ব্যক্তিগত সময়কে আরও দক্ষ করে তোলার। বিভিন্ন ধরণের ইভেন্ট নির্ধারণ করতে নির্দিষ্ট রঙ ব্যবহার করে, আপনি এক নজরে আপনার দিনের একটি সাধারণ ছবি পাবেন। স্বল্পমেয়াদে, এটি আপনার ক্যালেন্ডারের ঘনিষ্ঠভাবে পড়া ছাড়াই গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টগুলি মনে রাখতে সাহায্য করে। সময়ের সাথে সাথে, রঙ-কোডিং আপনাকে আপনার সময় কীভাবে ব্যয় করে তার আরও ভাল ধারণা দেয়। কিছু ক্যালেন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবদ্ধ ব্লকগুলিকে বিশ্লেষণ করতে পারে এবং আপনি কী করতে সবচেয়ে বেশি সময় ব্যয় করেন তা নির্ধারণ করতে পারে।
আপনার ক্যালেন্ডার সংগঠিত করার জন্য রঙ ব্যবহার করার বিষয়ে আপনি ভাবতে চাইতে পারেন এমন দুটি প্রধান উপায় রয়েছে। প্রথমটি হল একটি নির্দিষ্ট টাস্ক-টাইপ বা বিভাগ দ্বারা প্রতিটি ইভেন্টের রঙ-কোডিং। কাজের ক্যালেন্ডারের জন্য, প্রতিটি ধরণের ইভেন্টের জন্য একটি আলাদা ক্যালেন্ডার চয়ন করুন (স্টাফ মিটিং, ফোকাসড কাজের সময়, ক্লায়েন্ট কল)। সর্ব-উদ্দেশ্য ক্যালেন্ডারের জন্য, আপনি কাজ, ব্যায়াম, ডাক্তারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট, বাচ্চাদের ইত্যাদির মাধ্যমে রঙ-কোড করতে পারেন।
আপনার ক্যালেন্ডারে রঙ-কোড করার আরেকটি উপায় হল অগ্রাধিকার বা জরুরী যাতে আপনি তাৎক্ষণিকভাবে পার্থক্য করতে পারেন যেটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টগুলি করতে পারেন যেমন চাকরির ইন্টারভিউ এবং স্কুল থেকে বাচ্চাদের উজ্জ্বল লাল বা কমলা বাছাই করা। আরও নমনীয় ইভেন্ট, যেমন বন্ধুর পার্টিতে আপনি অর্ধেক আগ্রহী, হালকা নীল হতে পারে। খুব গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টগুলির জন্য, স্বয়ংক্রিয় ইমেল বা পাঠ্য অনুস্মারক সেট করা কিছু হারিয়ে যাওয়ার বিরুদ্ধে বীমা হিসাবে কাজ করতে পারে।
ফোকাস টাইম এবং মি-টাইম বন্ধ করুন
ক্যালেন্ডার প্রোগ্রামগুলি আপনাকে ঘনত্ব বা স্ব-যত্নের জন্য ব্লকগুলি আলাদা করে দিয়ে আপনার সময়কে আরও দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে সহায়তা করতে পারে। অফিসে, আপনি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করতে পারেন যখন আপনি গভীর একাগ্রতার প্রয়োজনের কাজগুলিতে নিরবচ্ছিন্নভাবে কাজ করেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি সাদা কাগজ লিখতে, একটি গুরুত্বপূর্ণ উপস্থাপনা স্ক্রিপ্ট করতে বা একটি স্প্রেডশীট প্রুফরিড করতে ফোকাস সময় ব্যবহার করতে পারেন।
বেশিরভাগ ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন আপনাকে আপনার ক্যালেন্ডারে একটি ইভেন্টের প্রকৃতি লুকানোর একটি বিকল্প দেয়। যদি আপনার ক্যালেন্ডারটি সহকর্মী বা পরিবারের সদস্যদের সাথে ভাগ করা হয় তবে এটি গোপনীয়তার একটি স্তর যুক্ত করতে পারে। আপনি কখন পরের বছরের বাজেটে কাজ করছেন তা আপনার সহকর্মীদের জানার দরকার নেই, বিশেষ করে যদি এর অর্থ হয় যে তারা প্রশ্নগুলির সাথে বাজি ধরতে পারে। এবং আপনি একটি প্রচারের বিষয়ে সেই মিটিংটিকে আপনার স্ত্রীর কাছ থেকে গোপন রাখতে চাইতে পারেন যতক্ষণ না আপনি একটি উত্তর পান৷
ক্যালেন্ডার ব্লকগুলি আপনাকে ব্যায়াম, , মানসিক স্বাস্থ্য বিরতি এবং আরও অনেক কিছুর মতো স্ব-যত্নের কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি দীর্ঘ মধ্যাহ্নভোজন এবং জিমে যাওয়ার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে সময় অবরোধ করতে পারেন। অথবা আপনাকে কর্মদিবসের সময় দূরবর্তী ডাক্তারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট বা থেরাপি সেশনের সময় নির্ধারণ করতে হতে পারে। নিজের জন্য আরও সময় দেওয়া আপনাকে শক্তি এবং ফোকাস দেয় যা আপনাকে নিজের সবচেয়ে উত্পাদনশীল সংস্করণ হতে হবে।
শ্রেষ্ঠ উত্পাদনশীলতা টুল আপনার নিজের মস্তিষ্ক
এই এবং অন্যান্য ক্যালেন্ডার ফাংশন আপনাকে বাড়িতে, অফিসে এবং এর বাইরে আরও দক্ষ হতে সাহায্য করতে পারে। কিন্তু বৃহত্তর সাফল্য এবং উত্পাদনশীলতার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার হল আপনার সময়সূচী পরিবর্তন এবং অপ্টিমাইজ করার আপনার নিজের ক্ষমতা। সেরা ফলাফলের জন্য, আপনার নিজের আচরণ এবং অভ্যাস সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি সংগ্রহের উপায় হিসাবে আপনার ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন। তারপরে, আপনার কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কী এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে কীভাবে আরও বেশি সময় ব্যয় করবেন তা নির্ধারণ করুন।
