आप संभवतः अपनी सभी कार्य बैठकों को शेड्यूल करने के लिए पहले से ही किसी प्रकार के डिजिटल कैलेंडर का उपयोग करते हैं। आपके पास व्यक्तिगत और पारिवारिक आयोजनों, कामों आदि के लिए एक - एकीकृत या नहीं - भी हो सकता है। उम्मीद है, आपका कैलेंडर आपके डिवाइसों पर भी समन्वयित है, ताकि आप हमेशा अपना अगला कदम जान सकें, चाहे आप कहीं भी हों। यदि आप पहले से ही यह सब नहीं कर रहे हैं, तो यह आश्चर्य की बात है कि आप बच गये हैं।
आपका कैलेंडर आपको आपकी नियुक्तियों में शीर्ष पर बनाए रखने के लिए न्यूनतम कार्य ही नहीं कर रहा होना चाहिए। ऐसे कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप अपने दिन को सुव्यवस्थित करने और अपने समय का अधिक कुशलतापूर्वक उपयोग करने के लिए कर सकते हैं। आधुनिक कैलेंडर सॉफ़्टवेयर थका देने वाले कामों को ख़त्म करने से लेकर यह विश्लेषण करने तक सब कुछ कर सकता है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। प्रत्येक दिन और जीवन से अधिक लाभ उठाने के लिए अपने कैलेंडर को व्यवस्थित करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के साथ मीटिंग बुक करें
मीटिंग के समय को कम करने के लिए अंतहीन ईमेल श्रृंखलाओं के बजाय, स्वचालित के साथ कैलेंडर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। इन कार्यक्रमों के साथ, आप अपने लिए उपयुक्त समय का चयन कर सकते हैं और फिर ग्राहकों और सहकर्मियों को उनमें से चयन करने दे सकते हैं। कुछ प्रोग्राम आपको स्वचालित रूप से मीटिंग का समय ढूंढने में भी मदद करते हैं जो एक साथ कई लोगों के लिए काम करता है। यदि आप दिन भर में बहुत सारे ग्राहकों से मिलते हैं, तो मीटिंग शेड्यूलर आपका बहुत सारा समय बचा सकता है।
मीटिंग शेड्यूलर्स के साथ, आप ग्राहकों या संभावित ग्राहकों को अपने साथ शेड्यूल करने की सुविधा देने के लिए एक कस्टम लिंक का भी उपयोग कर सकते हैं। यदि आप जीवन-प्रशिक्षण या चिकित्सा जैसे क्षेत्र में हैं, तो एक मीटिंग शेड्यूलर आपके लिए नया व्यवसाय भी ला सकता है। संभावित ग्राहक जो कॉल करने या ईमेल करने में डरपोक हो सकते हैं, आमतौर पर किसी लिंक पर क्लिक करने में अधिक सक्षम होते हैं। उन्हें पहली मीटिंग या निःशुल्क परिचय कॉल स्वयं-निर्धारित करने का विकल्प देने से आपका समय और उनकी घबराहट दोनों बच सकती है।
यदि आप ज़ूम, टीम्स या अन्य वर्चुअल मीटिंग होस्ट करते हैं, तो आप मीटिंग लिंक को सीधे कैलेंडर प्रविष्टि या निमंत्रण में शामिल कर सकते हैं। इस तरह, बैठक शुरू होने पर उपस्थित लोगों को अंतिम समय में पुराने ईमेल को खंगालने की जरूरत नहीं है। वे बस अपने कैलेंडर पर क्लिक कर सकते हैं और सीधे वर्चुअल मीटिंग रूम में ले जाए जा सकते हैं। कुछ शेड्यूलर इस प्रक्रिया को और भी सरल बनाने के लिए वर्चुअल मीटिंग सॉफ़्टवेयर सहित अन्य ऐप्स के साथ एकीकृत होते हैं। कुछ लोग आपको यह सीमित करने देते हैं कि प्रतिदिन कितने लोग आपके साथ शेड्यूल कर सकते हैं ताकि आप न हों।
रंग कोड
कलर-कोडिंग आपके काम और व्यक्तिगत समय को थोड़ा अधिक कुशल बनाने का एक सरल तरीका है। विभिन्न प्रकार की घटनाओं को निर्दिष्ट करने के लिए कुछ रंगों का उपयोग करके, आपको एक नज़र में अपने दिन की एक सरल तस्वीर मिल जाती है। अल्पावधि में, यह आपके कैलेंडर को ध्यान से पढ़े बिना महत्वपूर्ण घटनाओं को याद रखने में आपकी सहायता करता है। समय के साथ, कलर-कोडिंग आपको इस बात का बेहतर अंदाज़ा भी देती है कि आप अपना समय कैसे बिताते हैं। कुछ कैलेंडर स्वचालित रूप से वर्गीकृत ब्लॉकों का विश्लेषण भी कर सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि आप सबसे अधिक समय क्या करने में बिताते हैं।
अपने कैलेंडर को व्यवस्थित करने के लिए रंग का उपयोग करने के बारे में आप दो मुख्य तरीकों के बारे में सोचना चाहेंगे। पहला प्रत्येक ईवेंट को निर्दिष्ट कार्य-प्रकार या श्रेणी के अनुसार रंग-कोडित करना है। कार्य कैलेंडर के लिए, प्रत्येक प्रकार के ईवेंट (स्टाफ मीटिंग, केंद्रित कार्य समय, क्लाइंट कॉल) के लिए एक अलग कैलेंडर चुनें। सर्व-उद्देश्यीय कैलेंडर के लिए, आप काम, व्यायाम, डॉक्टर की नियुक्ति, बच्चों आदि के आधार पर रंग-कोड कर सकते हैं।
अपने कैलेंडर को रंग-कोड करने का दूसरा तरीका प्राथमिकता या तात्कालिकता है ताकि आप तुरंत पहचान सकें कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है। उदाहरण के लिए, आप नौकरी के लिए साक्षात्कार और बच्चों को स्कूल से लाने जैसे महत्वपूर्ण कार्यक्रम चमकीले लाल या नारंगी रंग में बना सकते हैं। अधिक लचीले कार्यक्रम, जैसे किसी मित्र की पार्टी जिसमें आपकी केवल आधी रुचि हो, हल्के नीले रंग के हो सकते हैं। बहुत महत्वपूर्ण घटनाओं के लिए, स्वचालित ईमेल या टेक्स्ट अनुस्मारक सेट करना कुछ छूटने के खिलाफ बीमा के रूप में भी कार्य कर सकता है।
फोकस टाइम और मी-टाइम को ब्लॉक करें
कैलेंडर कार्यक्रम आपको एकाग्रता या आत्म-देखभाल के लिए अलग-अलग ब्लॉक निर्धारित करके आपके समय का अधिक कुशलता से उपयोग करने में मदद कर सकते हैं। कार्यालय में, आप विशिष्ट समय निर्धारित कर सकते हैं जब आप उन कार्यों पर निर्बाध रूप से काम करेंगे जिनमें गहरी एकाग्रता की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप फ़ोकस समय का उपयोग श्वेत पत्र लिखने, किसी महत्वपूर्ण प्रस्तुति को स्क्रिप्ट करने या स्प्रेडशीट को प्रूफरीड करने के लिए कर सकते हैं।
अधिकांश कैलेंडर ऐप्स आपको अपने कैलेंडर पर किसी ईवेंट की प्रकृति को छिपाने का विकल्प देते हैं। यदि आपका कैलेंडर सहकर्मियों या परिवार के सदस्यों के साथ साझा किया जाता है, तो इससे गोपनीयता की एक परत जुड़ सकती है। आपके सहकर्मियों को यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि आप अगले साल के बजट पर कब काम कर रहे हैं, खासकर अगर इसका मतलब है कि वे सवालों के घेरे में आ सकते हैं। और हो सकता है कि आप पदोन्नति के बारे में उस बैठक को अपने जीवनसाथी से तब तक गुप्त रखना चाहें जब तक आपको उत्तर न मिल जाए।
कैलेंडर ब्लॉक आपको व्यायाम, , मानसिक स्वास्थ्य अवकाश और अन्य जैसे स्व-देखभाल कार्यों को प्राथमिकता देने में भी मदद कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने कैलेंडर पर लंबे समय तक लंच करने और जिम जाने के लिए समय को ब्लॉक कर सकते हैं। या आपको कार्यदिवस के दौरान किसी दूरस्थ डॉक्टर की नियुक्ति या चिकित्सा सत्र निर्धारित करने की आवश्यकता हो सकती है। अपने लिए अधिक समय निकालने से आपको वह ऊर्जा और फोकस मिलता है जिसकी आपको स्वयं का सबसे अधिक उत्पादक संस्करण बनने के लिए आवश्यकता होती है।
सर्वोत्तम उत्पादकता उपकरण आपका अपना मस्तिष्क है
ये और अन्य कैलेंडर फ़ंक्शन आपको घर, कार्यालय और उसके बाहर अधिक कुशल होने में मदद कर सकते हैं। लेकिन अधिक सफलता और उत्पादकता के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण आपके शेड्यूल में बदलाव और अनुकूलन करने की आपकी अपनी क्षमता है। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, अपने कैलेंडर का उपयोग अपने व्यवहार और आदतों के बारे में जानकारी जुटाने के एक तरीके के रूप में करें। फिर, तय करें कि आपके लिए क्या सबसे महत्वपूर्ण है और उन चीज़ों पर अधिक समय कैसे व्यतीत करें जो सबसे महत्वपूर्ण हैं।
