Verimliliğinizi Arttıracak Şekilde Takviminizi Düzenlemenize Yönelik 3 Teknik İpucu

Muhtemelen tüm iş toplantılarınızı planlamak için zaten bir tür dijital takvim kullanıyorsunuzdur. Ayrıca kişisel ve aile etkinlikleri, ayak işleri ve benzeri için - entegre olsun ya da olmasın - bir taneye sahip olabilirsiniz. Umarım takviminiz de cihazlarınız arasında senkronize edilir, böylece nerede olursanız olun bir sonraki hamlenizi her zaman bilirsiniz. Eğer tüm bunları zaten yapmıyorsanız, hayatta kalmanız bir mucize.

Takviminiz randevularınızı takip etmenizi sağlayacak asgari düzeyde çalışmamalı. Gününüzü kolaylaştırmak ve zamanınızı daha verimli kullanmak için bunu kullanmanın pek çok yolu vardır. Modern takvim yazılımı, sıkıcı ileri geri gidişleri ortadan kaldırmaktan, zamanınızı tam olarak nasıl harcadığınızı analiz etmeye kadar her şeyi yapabilir. Her günden ve hayattan daha fazlasını elde etmek için takviminizi düzenlemenin bazı yolları.

Planlama Yazılımıyla Toplantı Rezervasyonu Yapın

Toplantı zamanını belirlemek için sonsuz e-posta zincirleri yerine, otomatik takvim yazılımını kullanın. Bu programlarla, sizin için uygun olan saatleri seçebilir ve müşterilerinizin ve iş arkadaşlarınızın bunlar arasından seçim yapmasına izin verebilirsiniz. Bazı programlar aynı anda birden fazla kişi için uygun bir toplantı saatini otomatik olarak bulmanıza da yardımcı olur. Gün boyunca çok sayıda müşteriyle buluşuyorsanız, bir toplantı planlayıcı size çok fazla zaman kazandırabilir.

Toplantı planlayıcılarıyla, müşterilerinizin veya potansiyel müşterilerinizin sizinle planlama yapmasına olanak sağlamak için özel bir bağlantı da kullanabilirsiniz. Yaşam koçluğu veya terapi gibi bir alandaysanız, bir toplantı planlayıcı size yeni işler bile getirebilir. Arama veya e-posta gönderme konusunda çekingen olabilecek potansiyel müşteriler genellikle bir bağlantıya tıklamaya daha yatkındır. Onlara ilk toplantıyı veya ücretsiz bir tanıtım görüşmesini kendileri planlama seçeneğini sunmak, hem zamandan hem de sinirlerinden tasarruf etmenizi sağlayabilir.

Zoom, Teams veya diğer sanal toplantılara ev sahipliği yapıyorsanız toplantı bağlantısını doğrudan takvim girişine veya davetiyeye ekleyebilirsiniz. Bu şekilde katılımcıların, toplantı başladığında son dakikada eski e-postaları incelemelerine gerek kalmaz. Takvimlerine tıklayıp doğrudan sanal toplantı odasına yönlendirilebilirler. Bazı planlayıcılar, bu süreci daha da basit hale getirmek için sanal toplantı yazılımı da dahil olmak üzere diğer uygulamalarla entegre olur. Bazıları için sizinle günlük olarak kaç kişinin programlanabileceğini sınırlamanıza izin verir.

Renk kodu

Renk kodlaması, işinizi ve kişisel zamanınızı planlamayı biraz daha verimli hale getirmenin basit bir yoludur. Farklı türdeki etkinlikleri belirtmek için belirli renkleri kullandığınızda, bir bakışta gününüzün basit bir resmini elde edersiniz. Kısa vadede bu, takviminizi yakından okumanıza gerek kalmadan önemli olayları hatırlamanıza yardımcı olur. Zamanla renk kodlaması, zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda size daha iyi bir fikir verir. Bazı takvimler ayrıca kategorilere ayrılmış blokları otomatik olarak analiz edebilir ve en çok ne yapmaya harcadığınızı belirleyebilir.

Takviminizi düzenlemek için renk kullanmayı düşünmek isteyebileceğiniz iki ana yol vardır. Birincisi, her olayı belirlenmiş bir görev türü veya kategoriye göre renk kodludur. Çalışma takvimleri için, her etkinlik türü (personel toplantısı, odaklanılmış çalışma zamanı, müşteri görüşmesi) için farklı bir takvim seçin. Çok amaçlı takvimler için iş, egzersiz, doktor randevusu, çocuklar vb.'ye göre renk kodu oluşturabilirsiniz.

Takviminizi renklendirmenin başka bir yolu da öncelik veya aciliyete göredir; böylece en önemli olanı anında ayırt edebilirsiniz. Örneğin iş görüşmeleri, çocukları okuldan alma gibi önemli etkinlikleri parlak kırmızı veya turuncu yapabilirsiniz. Yarı ilgilendiğiniz bir arkadaşınızın partisi gibi daha esnek etkinlikler açık mavi olabilir. Çok önemli olaylar için otomatik e-posta veya kısa mesaj hatırlatıcıları ayarlamak, bir şeyin kaçırılmasına karşı sigorta görevi de görebilir.

Odaklanma Zamanını ve Me-Time'ı Engelleyin

Takvim programları aynı zamanda konsantrasyon veya kişisel bakım için engelleri bir kenara bırakmanıza izin vererek zamanınızı daha verimli kullanmanıza da yardımcı olabilir. Ofiste, derin konsantrasyon gerektiren görevlerde kesintisiz çalıştığınızda belirli zamanlar belirleyebilirsiniz. Örneğin, bir teknik inceleme yazmak, önemli bir sunumun senaryosunu yazmak veya bir elektronik tablonun düzeltmelerini yapmak için odaklanma süresini kullanabilirsiniz.

Çoğu takvim uygulaması, takviminizdeki bir etkinliğin niteliğini gizleme seçeneği sunar. Takviminiz iş arkadaşlarınızla veya aile üyelerinizle paylaşılıyorsa bu, bir gizlilik katmanı ekleyebilir. Gelecek yılın bütçesi üzerinde ne zaman çalıştığınızı iş arkadaşlarınızın bilmesine gerek yok, özellikle de bu, onların da soru yağmuruna tutması anlamına geliyorsa. Ve bir cevap alana kadar terfiyle ilgili toplantıyı eşinizden bir sır olarak saklamak isteyebilirsiniz.

Takvim blokları ayrıca egzersiz, , zihinsel sağlık molaları ve daha fazlası gibi kişisel bakım görevlerine öncelik vermenize de yardımcı olabilir. Örneğin, uzun bir öğle yemeği yiyip spor salonuna gitmek için takviminizde boş zaman bırakabilirsiniz. Veya iş günü içinde uzaktan doktor randevusu veya terapi seansı planlamanız gerekebilir. Kendinize daha fazla zaman ayırmak, kendinizin en üretken versiyonu olmanız için ihtiyaç duyduğunuz enerjiyi ve odaklanmayı size sağlar.

En İyi Üretkenlik Aracı Kendi Beyninizdir

Bunlar ve diğer takvim işlevleri evde, ofiste ve diğer yerlerde daha verimli olmanıza yardımcı olabilir. Ancak daha fazla başarı ve üretkenlik için en önemli araç, programınızı ayarlama ve optimize etme yeteneğinizdir. En iyi sonuçları elde etmek için takviminizi kendi davranışlarınız ve alışkanlıklarınız hakkında bilgi toplamanın bir yolu olarak kullanın. Daha sonra sizin için neyin en önemli olduğuna ve en önemli şeylere nasıl daha fazla zaman ayıracağınıza karar verin.